Постановка цели это самая важная часть проекта. Из-за неправильной цели разрастается объем работ, превышается бюджет и нарушаются сроки проекта. При проведении Игры “Разработка Устава проекта” и запуске реальных проектов у Клиентов с применением Метода, мы столкнулись с трудностями понимания различий “Критерия завершения проекта” и “Критерия успешности проекта”. Несмотря на простые вопросы, на них даются совершенно не те ответы, которые должны быть.
Разбираем подробнее
В главе “Правила запуска проекта” указаны следующие вопросы для определения критериев завершения проекта:
Критерий успеха – Как определим что проект успешен?
Критерий завершения – Как узнаем что проект завершён?
Пример: логистический проект
Например, мы делаем проект по Доставке Айболита в Африку.
Проект Завершен – Айболит в Лимпопо
Проект Успешен – Айболит УСПЕЛ вылечить всех зверей пока они не померли.
Успешность проекта может не зависеть от способа реализации проекта. Она зависит от внешних факторов. А вот критерий “Айболит в Лимпомо без повреждений” – это характеристика результата проекта по доставке Айболита в Лимпопо.
Вопрос: Но почему у проекта по доставке Айболита есть успешность про вылечивание? Как транспортная компания гарантирует и влияет на навыки быстрого лечения Айболита и эпидемиологическую ситуацию в регионе? Можно ли вообще в успехе проекта брать нетраспортные критерии?
Успешность логистического проекта может быть разная:
Вариант 1. Если это проект по “Единичной доставке Айболита в сложных геополитических условиях”. Такой логистический проект уникальный и больше такого не будет, нам не нужно доставлять Айболита в Африку каждый год, важна только разовая доставка. В этом случае успешность можно определить как “Успели доставить в сроки, в деньги и в нужное место” – здесь мы ограничиваемся нашей зоной ответственности. (Варианты: Заказчик сделал второй заказ, оставил отзыв и т.д.) .
Практический пример такого проекта: Доставка трансформатора на ГЭС из Китая в Магадан. Вес 160 тонн. По габаритам в Руслан не влезет. Нужны уникальные схемы для моря, выгрузки, перевозки по дороге. Можно сравнить со строительством дома по индивидуальному проекту. Критерий успешности: Уложились в срок, в деньги, доставили в нужное место.
Вариант 2. Когда мы решаем задачу Заказчика с помощью нашей доставки. И критерием успешности может быть: “Заказчик решил свою задачу с помощью нашей доставки“ – здесь мы выходим за рамки нашей зоны ответственности и работаем на уровне Ценности для Клиента. В примере в Айболитом – вопрос цели проекта, если мы сами нашли Айболита и организовали его доставку, то проект по доставке это часть другого проекта по лечению. И критерий успешности будет попадает в ответ на вопрос “Зачем мы делаем этот проект?”.
Вариант 3. Когда мы организуем “систему доставки”. В этом случае у нас цель, не сама доставка, а получение устойчивого результата как типового бизнес-процесса. В этом случае критерием успешности будет устойчивость параметров доставки как бизнес-процесса. Когда логистический проект из проекта становится обычной стандартной процедурой.
Пример: развертывание системы продаж
Рассмотрим другой, более практичный но сложный пример: проект по созданию системы продаж. Скорее всего применив главу “Запуск проекта”, у вас получилась примерно такая формулировка:
Цель проекта: Создать антикризисную систему продаж, которая принесет 1,2 млн. маржи”
Критерий завершения проекта: Достижение 1,2 млн и документирование самой системы
Критерий успеха проекта: мы протестировали 10 гипотез, из них 1 успешная, и достигли высокой вовлеченности команды
В такой формулировке критериев завершения есть несколько подводных камней:
Во первых, численные показатели для такого проекта плохой индикатор завершения проекта. так как проект рискует растянуться во времени и перестанет быть управляемым. Критерий завершения,это ответ на вопрос “На основе чего будет понятно, что СИСТЕМА создана?”
Во вторых, параметр “10 гипотез” – больше описывает характеристики результата проекта. Ведь если мы не проверим 10 гипотез, то мы плохо искали, не так ли?
Вопрос: А если пойти иначе, то можно ли критерием завершения проекта сделать “срок 31 мая”?
Как правило, ограничение по срокам необходимо указывать отдельно, ибо это наши внешние обязательства или ожидания “Когда это всё закончится?”, Конечно, если хочется то можно срок указать критерием завершения, это плохая конечная ЦЕЛЬ , потому что мы получим примерно такой формат размышлений на этапе построения расписания (плана) проекта:
Как вы узнаете что проект завершен?
Наступит 31 маяКакую цель нужно достигнуть, перед тем как наступит 31 мая?
Мы закончим 30 мая.
Эмм.. как-то не очень правда? Хорошо, попробуем иначе через выявление препятствий:
Что мешает достигнуть цели “31 мая наступил”?
Это же просто! Нам мешает “30 мая не наступил”!Какую Цель нужно достигнуть для преодоления препятствия “30 мая не наступил” ?
Ну…. Дождаться его?
Тоже не очень, да?
Теперь попробуем уточнить, и сделаем другой вариант формулировки “Критерия завершения”:
1. Найден 1-2 канала продаж с большой емкостью сделок (от 10000 потенциальных сделок), в которых у нас есть подтвержденная конверсия заключения
2. Система антикризисных продаж логически следует из выводов по найденным каналам продаж, задокументирована и прописана в бизнес-процессах компании.
Здесь пункт (1) больше похож на “Критерий успешности проекта” или определение “Характеристики результата проекта”. Так, как любой проект по ПОИСКУ решения (проекты типа Научно-исследовательская работа, далее НИР) имеет неопределенность в части достижения результата. Формально, мы можем проект завершить, но он будет не успешный. В НИР часто критерием завершения служит цель “Написан отчет о выполненной Работе.”
Пункт (2) Больше соответствует критерию завершения, независимо успешности проекта результаты проекта должны быть задокументированы. И это может быть отправной точкой для построения Плана (расписания) проекта.
Уточняем формулировку “Критерия завершения”:
Найден 1 канал продаж, в которых у нас есть подтвержденная конверсия заключения сделок
Такая формулировка точнее описывает ЦЕЛЬ проекта. Это конечная точка ЭТОГО проекта. Только на основе “Критерия завершения” мы можем понять “завершили мы проект или нет”. Мы можем достигнуть Цели на основе “Критерия завершения”, но не достигнуть по “Критерию успешности”. Например мы нашли канал продаж, но он не устраивает нас по мощности (количеству сделок), тогда мы должны сделать анализ результатов выполненного проекта, провести ретроспективу и запланировать новый проект.
Другими словами, ответ на вопрос “Как узнаешь что проект завершен?” в формате “Найден один канал продаж и есть подтверждение” – может быть конечной целью проекта, а ширина канала продаж – критерий успешности (Как узнаешь что проект успешен?).
Вопрос: Если мы знаем что будем планировать новый проект, то может ли Цель быть указана в формате: Сформирован улучшенный план проведения следующего аналогичного проекта для максимизации успешности
Если критериев завершения у вас получается несколько, то скорее всего вы делает несколько РАЗНЫХ проектов. Критерий завершения проекта это – конечная точка проекта или конечная цель проекта – это должна быть очень простая формулировка, чтобы в 4 часа утра, когда разбудят и спросят “Ты закончил проект?” можно было быстро ответить “да” или “нет”.
Формулировка вида “Сформирован улучшенный план проведения следующего аналогичного проекта для максимизации успешности” больше подходит для характеристик результата. “Мы не сможем достигнуть цели проекта пока не выполним условия”. Не зря у нас в описании Устава проекта, характеристики находятся в разделе “Ограничения”.
Вопрос: Почему “Улучшенный план аналогичного проекта” не подходит для цели проекта?
Во первых, составление плана нового проекта выходит за границы ЭТОГО проекта. Чтобы начать планировать новый проект, необходимо завершить текущий, подвести итоги, сделать выводы. А после этого уже планировать и ставить цели на следующий проект. Исключение составляют проекты, когда сама цель проекта “составление плана”. Такие проекты часто называют “предпроект”, в консалтинге это характеристики результата проекта по обследованию.
Во вторых – когда разбудят в 4 утра и спросят “Ну как, ты завершил свой проект?” это будет сложно осознать. А критерий завершения служит индикатором “Мы вышли за границы проекта или еще нет?” , “Мы идем еще в нужном направлении или уже свернули?”
В третьих, критерий завершения может быть только ОДИН! Цель должна быть одна. Если целей несколько, определитесь “КАКОЙ проект вы делаете?”. Нужно выбрать самую главную цель, без чего проект теряет смысл.
Вопрос: Может ли критерий успеха быть такой: Заработано и получено 400 тыс.руб маржи?
Да, такой может. если мы говорим о проектах по развертыванию продаж, то Критерием успеха может быть объем канала продаж. А критерием завершения – главная цель проекта. Все остальное необходимо записывать как характеристики результата. то есть то “Без чего завершить проект не удастся”.
У проекта, успешность может быть отложенная, часто мы не можем сразу после завершения проекта понять успешен ли РЕЗУЛЬТАТ проекта или нет. Мы сделали новый продукт, услугу, и формально проект завершили. Но пользуется ли спросом? Будет ли Продукт продаваться? На этот вопрос мы можем ответить только через какое-то время. Поэтому критерий успешности должен включать не только показатели “мы заработали 1 млн рублей” но и ограничение по времени “мы заработали 1 млн рублей за 3 месяца после завершения проекта”, таким образом у нас появится “время контроля”. И отправная точка по запуску следующего проекта по продвижению нашего Продукта.
Вопрос: Получается что все “хотелки” к результату нужно записывать в характеристиках результата?
Все дополнительные и сопутствующие цели в таких проектах необходимо вписывать в характеристики результата проекта, какой будет это результат на вкус, цвет, ощущения, какой будет вес и другие. Это параметры, по которым можно взвесить и померить. Ошибка – вписывать “действия”, “сделать это, сделать то”, Характеристики результата нельзя “делать”. Их можно только описать. Это ответ на вопрос “Как будет выглядеть результат проекта?”
Вопрос: А “сделан план”, “написан отчет” – это нормальные характеристики?
Если в рамках проекта мы планируем следующий проект, то результат может обладать планом следующего проекта.
Например: Мы делаем проект по обследованию бизнес-процессов организации. Критерий завершения проекта – написан отчет об обследовании, но Характеристика результата может включать еще цель “Разработан план внедрения изменений” для следующего проекта по внедрению рекомендаций, сам по себе этот план не нужен, он имеет смысл только если конечная цель “Написан отчет..” достигнута.
Но если мы достигнем цель “Написан отчет…”, но не реализуем характеристику “Разработан план..”, то наша радость будет неполной. Формально, цель проекта достигнута, но одна из характеристик не достигнута. И это может отрицательно повлиять на Критерий успешности, если в успешности мы указали “Клиент начал проект внедрения изменений с нашей поддержкой”. Если характеристика результата не влияет на критерий успешности ни прямым ни косвенным способом, то возникает вопрос: А эта характеристика результата проекта точно нужна? Ведь если она не влияет, то от нёё можно отказаться.
Заключение
Правильное определение цели проекта – это минимум 70% успеха проекта. Очень много проектов потерпели фиаско потому, что в процессе пути сменились цели, это легко происходит в исследовательских проектах и бизнес-инициативах. Когда мы начинаем мы думаем про одно, а уже через месяц нам приходит в голову шальная мысль и мы начинаем делать совсем другое и тратить туда силы и средства. Метод “Pulse Management” позволяет очень быстро выполнять проекты и достигать целей, но важно чтобы это были ПРАВИЛЬНЫЕ проекты. Поэтому особое внимание нужно уделить формулированию ЦЕЛИ проекта и формализации её в виде модели Устава проекта.
Алексей Васильев
