Управление проектами тесно связано с управлением загрузкой трудовых ресурсов Организации, а также поведением сотрудников под нагрузкой. Поэтому необходимо учитывать следующие факторы:
- Если сотрудника завалить заданиями на 100% его времени присутствия на рабочем месте, то качество выполняемой работы будет снижаться вместе с эмоциональным состоянием сотрудника из-за ощущения «Я не успеваю».
- Вся работа в Организации распределяется неравномерно на сотрудников. Какие-то сотрудники больше загружены, а какие-то менее. Самых загруженных сотрудников легко вычислить по очереди задач которые стоят перед ними, а также выражениям «Я на выходных это сделал».
- Ощущение «неуспевания» приводит к спешке и появлению ошибок. Таким образом, задачи могут формально «закрываться», но при этом будут создаваться новые задачи и общая скорость поставки результата будет низкой.
- Из-за неопределённости содержания работ, мы никогда не знаем когда сотрудник освободится.
- «Одновременные» задачи требуют постоянного переключения контекста выполнения работы. Каждая смена контекста для сотрудников занимающихся инженерной (изобретательской) деятельностью занимает от 15 до 45 минут. Таким образом производительность падает сразу на 25%, без учёта ошибок и замедления скорости выполнения работы.
Исходя из этих факторов при планировании работ необходимо придерживаться правил:
- Необходимо учитывать доступную мощность сотрудника. Если мы считаем что полная мощность это 40 рабочих часов в неделю, то доступная мощность для планирования будет 80% , то есть 32 часа в неделю.
- В процессе выполнения работы могут появиться «очень срочные задачи, которые никак нельзя отложить», поэтому необходимо планировать резерв мощности не менее 10%.
- Необходимо организовать поток работы таким образом, чтобы каждый сотрудник выполнял только одну задачу одновременно.
- При переключении сотрудника на другой проект необходимо учитывать время на переключение контекста проекта и неопределённость содержания проекта. То есть, мы никогда точно не знаем, когда сотрудник освободится.
