Правила подготовки и проведения рабочей встречи по проекту

  1. Подготовьте повестку встречи и вопросы к обсуждению:
    1. Если у вас есть варианты решений, то сразу опишите в них плюсы и минусы.
    2. Если вы хотите собрать мнения, то явно укажите “Прошу подумать над вопросом.…”
    3. Если у вас есть факты и метрики, соберите их заранее, против фактов сложно спорить.
  2. Не надейтесь на то, что кто-то из участников прочитает повестку. Скорее всего таких будут единицы, тогда вы будете идти по плану озвучивая вопросы и пресекая то, что не входит в ваш план. Если, же, все участники прочитали и подготовились, то ваша встреча пройдёт за 15-20 минут.
  3. Повышайте эффективность рабочих встреч. Если обсуждения затягиваются или отклоняются от повестки, в конце встречи задавайте вопрос “Коллеги как бы так сделать, чтобы мы смогли проводить такие встречи быстрее?”. Достаточно это сделать несколько раз и количество принятых решений на единицу времени возрастёт.
  4. Заранее договоритесь о времени встречи. Не вызывайте на встречу звонком, здесь письмо будет уместно. Однако стоит продублировать приглашение на утренней встрече по синхронизации команды проекта. Это поможет настроить сотрудников на нужный лад.
  5. По возможности проводите встречи, где задействованы инженеры, до обеда, в первой половине дня. Это позволит повысить сфокусированность сотрудника во второй половине дня. Потому, что он будет знать, что больше отвлечений не будет.
  6. Если во встрече участвует Заказчик. Вы тем более должны экономить его время! А заранее присланная повестка с вариантами решений повысит ваш уровень в его глазах. В конце встречи озвучьте итоги встречи чтобы убедиться, что все согласны с принятыми решениями, и
  7. Обязательно зафиксируйте результаты встречи и продублируйте электронным письмом. Можете назвать это “протокол” или “решения” или “итоги обсуждения” не важно. Важно чтобы по каждому вопросу был результат, и все одинаково его понимали.