Гераклиту приписывают такую фразу “Всё течёт, всё меняется и ничто не остаётся на месте“. Действительно, видели ли вы в нашей жизни хоть что-то застывшее на месте (ну кроме нашей экономики)?
Если нет, то Вы должны согласится, что всё что нас окружает — изменяется. А если оно изменяется, то значит оно находится в каком-то процессе. В процессе изменения откуда-то в куда-то.
Но много ли вы видели процессов, которые изменились моментально? Я ни одного такого не знаю. Всегда есть какое-то не нулевое время перехода. Время перехода, в которое что-то происходит! А что там происходит? Можно на это взглянуть подробнее? Можно. Взглянули. Что увидели? А увидели систему более мелких процессов, которые в свою очередь состоят из систем ещё более мелких процессов. Такой бесконечный фрактальчик.
В теории ограничений придумали пять направляющих шагов (5FS). Про них вы могли узнать из книжки “Цель”, они там где-то на последних страницах.
Пяти шагов ТОСовцам было мало, поэтому чуть позже придумали ещё два:
– Определите границы системы.
– Определите цель системы и показатели в которых измеряется достижение этой цели.
О чем это? Да о том, что среди всего многообразия процессов окружающих нас, нужно выбрать тот, который по каким-то причинам нас больше всего беспокоит и который мы собираемся изменять. С ним и работать дальше.
Процесс оценки длительности задач
Давайте посмотрим на процесс оценки задач.
Приходим мы к сотруднику и говорим:
“Вась, а оцени-ка, за сколько сделаешь”
А он нам:
“С ума сошел? Да кто ж его знает! Никогда такого не делал!”
Но мы настаиваем:
“Ну скажи хоть приблизительно! За сколько сделаешь в оптимистичном сценарии, если никто мешать не будет? За сколько сделаешь в пессимистичном сценарии, если всё пойдёт наперекосяк?”
Вася чешет репу и выдаёт:
“Ну от двух дней до полугода! И это если ты не будешь больше ко мне с тупыми вопросами приставать!”
Вы хватаете оценку и несёте её в свою каморку под лестницей — думать.
Какой у нас был тут процесс? Ну нам нужно оценить время реализации проекта. А для этого нужно пораспрашивать исполнителей кто за сколько сделает свою часть. Потом сложим эти оценки и будем ходить довольные (на самом деле нет).
Когда мы пришли к Васе, мы погрузились в процесс оценки Васиной части работы. Это наш процесс, который завершился получением оценки от 2 дней до 6 месяцев.
Такой себе результат на самом деле. Если мы с такими огромными разбросами в оценке пойдём договариваться к заказчику, нас не то чтобы не поймут, просто предложат прогуляться пешком куда-нибудь…. до Амстердама.
Поэтому, мы теперь хотим что-то сделать со своим процессом оценки, чтобы после его завершения мы получили более точный результат.
Заглянем внутрь нашего процесса оценки. Он состоит из следующих подпроцессов:
– Дойти до Васи
– Поговорить с Васей для получения от него оценки.
– Осмыслить оценку и вставить её в наши планы.
Ага! Большие разбросы в оценке нам выдал Вася. Вот негодяй! Давайте что-нибудь с ним сделаем! Хотя, конечно, лучше не с ним, а с нашим процессом говорения с Васей.
Давайте посмотрим теперь внутрь процесса “Поговорить с Васей для получения от него оценки”. Он состоит из подпроцессов:
– Рассказать Васе про задачу.
– Спросить за сколько Вася сделает.
– Побороться с Васиным сопротивлением.
– Подождать пока Вася почешет репу.
– Получить от Васи какие-то значения.
ОПА! А вот и наша… точка фокусировки внимания.
Подпроцесс, который нам выдаёт такой большой разброс в оценках называется “Вася чешет репу”. Можем мы копнуть внутрь этого процесса?
“Я вам щщаз так копну!” – кричит Вася из противоположного угла.
Действительно. В голову к Васе мы залезть не можем. Увидеть какие там у Васи подпроцессы вертятся не получится. И что-же, всё? Нам теперь смириться, опустить лапки и ничего не делать?
На самом деле кое-что мы сделать можем. Мы можем помочь Васе изменить процессы оценки в его голове. Помочь ему подумать по-другому. Тем самым мы повлияем на сам процесс “Вася чешет репу”, совместно с Васей изменим содержимое этого процесса.
Что нам для этого надо сделать? Ровно то, чем занимается каждый менеджер — трепать языком и долбать Васю ещё большим количеством вопросов!
Правильные вопросы
Какие вопросы задавать-то? Сейчас расскажу.
Смотрите:
Почему Васе так сложно сказать какое-то одно конкретное значение? Да потому что он его не знает! Он знает только, что слишком от многих факторов зависит то как всё пойдёт. А самих этих факторов и вероятность их события он не знает. У него в голове конфликт — борьба между неизвестным и известным. Борьба между тем, что он знает и тем, с чем он никогда ещё не сталкивался. Кто победит в этой борьбе Вася не знает, но может очертить поле боя, что и делает выдавая пессимистичный или оптимистичный прогноз. Нам бы с вами порешать этот конфликт. Устранить вражду между двумя полюсами, привести их к единому потенциалу. Это будет значить для нас определённость и приведёт к точности оценки.
Давайте попробуем вытащить наружу те штуки, которые работают на оптимистичную сторону, задав такие вопросы:
– Что будет способствовать тому, что ты сделаешь задачу за оптимистичный срок?
– Что будет мешать тебе сделать задачу за оптимистичный срок?
Теперь то же для противоположной стороны конфликта:
– Что будет способствовать тому, что ты сделаешь задачу за пессимистичный срок?
– Что будет мешать тебе сделать задачу за пессимистичный срок?
После ответа на эти вопросы у нас на руках два набора утверждений.
Опираясь на эти утверждения мы можем найти преграды для пессимистичного течения событий и устранить преграды для оптимистичного варианта. Возможно с какими-то утверждениями придётся поработать поглубже и решить вложенные конфликты. Ну например “поговорить с упырями из соседнего отдела” VS “сныкаться в своём кабинете и ни с кем не разговаривать”
Ещё варианты вопросов, которые могут навести на новые убеждения за ту или другую сторону:
– “Почему ты считаешь, что у этой задачи именно такой оптимистичный срок?”
– “Почему ты считаешь, что у этой задачи именно такой пессимистичный срок?”
А в качестве контрольного выстрела в Васину голову, можно спросить:
– “Что может уничтожить весь прогресс по этой задаче?”
Если после этой экзекуции вы с Васей останетесь живы, то разброс в оценках точно уменьшится.
Иван Абашкин https://t.me/ivan_abashkin
